互聯網財務新趨向:“不見面”的報銷

  在“互聯網+”的大背景下,財務管理網絡化已經是大勢所趨。目前有些大企業已實現“不用見面”的報銷,“高效、規范、集中、統一”的網絡報銷新模式改變了以前費用報銷重復低效,財務和業務脫節,財務數據無法有效支持業務決策等痼疾。

現在大部分企業財務報銷沒有實現信息化,報銷人員經常拿著各種票據跑上跑下、來回反復,找三四個領導簽字,戲稱“跑步報銷”;而財務人員亦不勝其煩,超過報銷規定標準了要來找你,報銷發票丟失了要來找你,報銷錢沒收到也要來找你。

“互聯網思維”下的財務報銷

目前有些大企業已實現“不用見面”的報銷,和傳統報銷流程不同,員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請,領導可通過軟件進行業務審批,財務部門對原始憑證審核無誤后,自動生成記賬憑證,并可以通過網上銀行進行支付。

以中國電信陜西分公司為例,該公司報銷主要是通過“財務輔助系統”來完成。報銷人員只要在系統中選擇報賬模板錄入信息,提交后表單會自動流轉到本部門主管領導處。然后報銷人員將打印填好的報賬審批表與原始憑證一起送至財務共享中心的檔案管理人員,報銷人員的工作只有這么多。

“報銷的審批流程,完全交給了系統”,就職于中國電信陜西分公司財務部的賀華解釋道,“通過財務共享中心票據審驗、重復對比、預算審核等流程,交于領導最后審批,出納就可以直接付款了。”

財務重點從“核算”到“管理”

“對于報銷人員來說,不再像以前那樣需要拿著發票等單據來回跑著找領導簽字,或者領導都審批完了,審核后又發現缺什么資料還要回去補,審批領導也不用在每張發票上簽字了”,賀華解釋,這是因為所有的財務規范要求和內控審批流程均在系統中進行了配置,報銷人員也可以一目了然。“對企業的領導來說,可以實時跟蹤公司成本,也覺得非常棒。”

對于這種報銷方式,賀華認為可以做到“高效、規范、集中、統一”。“高效”是指效率與效益并重。“規范”是指嚴格執行會計準則,不斷優化業務流程,設計標準和內部作業等。“集中”是指實行網上報銷后,全省所有分公司的會計核算都集中到了省公司財務共享中心,報賬規范、核算標準、稅金計算和會計檢查等都集中了。“統一”指所有分公司統一會計政策和稅務政策、統一費用確認標準、統一報賬流程、統一稽核標準、統一會計數據標準和統一財務管理流程等。

另外,“會計核算與預算管控相結合,有預算才能報銷,因此不會出現超支的現象。共享中心快速處理各類會計業務,包括快捷的資金支付,提供高效的會計服務和無差錯的會計產品,從而提高了勞動生產率。”賀華還強調,財務核算集中到省公司后,各分公司財務人員的工作重點從財務核算轉移到財務管理,有利于全省財務管理水平的提升。

財務管理網絡化是大勢所趨

雖然網絡報銷有諸多好處,但這種“不見面”的報銷方式,需要企業在前期有一筆不小的資金投入和必要的技術培訓。江蘇省南通市注冊會計師協會副秘書長劉志耕表示,這意味著企業不僅要安裝相關系統,還要培訓人員。還有可能因報銷人、審批人對規定不熟悉,導致實際執行中出現偏差。

另外,這種報銷系統在建立時,審批流程必須完整、嚴謹。“報銷人要準確、清晰填報報銷憑證,避免因申報資料不全、申報金額填寫錯誤等延誤報銷。”劉志耕建議,“審批人也一定要及時履行審批職責,每天及時查看需要自己審批的內容。整個費用審批流程不要繁瑣復雜,要切實可行。報銷人要按規定自行整理、計算并粘貼好原始憑證,確保所報銷費用與票據內容相符、與填報金額一致。”

網絡報銷已經逐漸被大企業廣泛應用,并且這種“互聯網思維”下的財務報銷,對中小企業也同樣擁有吸引力。目前,一些財稅IT企業專門針對中小企業推出自動化報銷解決方案——“網上報銷云平臺”,通過靈活及時的財務移動管理新模式,提高員工報銷、領導審批、財務處理的工作效率,加快企業資金流動。

在“互聯網+”的大背景下,網上報銷、財務管理網絡化已經是大勢所趨,企業應緊跟時代步伐,根據自身實際需要選擇試用的網絡化財務管理方式,在提高企業效率的同時,增加企業開支的透明度,進一步提升管理費用報銷的準確性和高效性。


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